Politique de confidentialité

La présente Politique s'applique à toutes les données à caractère personnel collectées lors de vos interactions avec EX ANTE BV, notamment :

• votre utilisation de notre site web (www.ex-ante.be ainsi que les sous-domaines associés) ;
• votre utilisation de la plateforme Ex Ante Legal Research (« Plateforme ») et des services associés (« Service ») ;
• votre utilisation du complément Ex Ante pour Word (« Complément »), un complément Microsoft Word permettant d'accéder à la Plateforme depuis Microsoft Word.

Nous pouvons collecter, stocker et traiter de toute autre manière des données à caractère personnel vous concernant ou, si vous êtes une entreprise, concernant vos employés/représentants (« vos données à caractère personnel »).

La présente Politique décrit :

(i) la manière dont nous collectons, traitons et stockons vos données à caractère personnel ; (ii) les droits que vous pouvez exercer à l'égard de vos données à caractère personnel ; (iii) les mesures que nous prenons pour protéger et sécuriser vos données.

EX ANTE BV respecte votre vie privée et agit en tout temps conformément à la législation applicable, notamment (liste non exhaustive) :

(i) le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ; (ii) la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ; (iii) la directive ePrivacy 2002/58/CE du 12 juillet 2002, y compris ses modifications futures ; (iv) la législation nationale (future) mettant en œuvre le RGPD (« Législation sur la protection des données »).

Nous sommes EX ANTE BV, une société à responsabilité limitée établie à Damstraat 144, 1800 Vilvorde, Belgique (« Ex Ante » ou « nous »).

Ex Ante développe et fournit la plateforme Ex Ante Legal Research (« Plateforme »), le service associé (« Service »), le complément Ex Ante pour Word, et est propriétaire du Site web.

Dans le cadre de la Législation sur la protection des données, Ex Ante agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous sommes responsables de vos données à caractère personnel et en assurons le contrôle.

Nous ne traitons des données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire à des fins spécifiques et légitimes. Selon votre interaction avec Ex Ante, nous pouvons traiter les données suivantes :

• Utilisation du site web : Nous collectons des données via des cookies à des fins d'optimisation du site web.

• Utilisation du complément Ex Ante pour Word : Lors de l'utilisation du Complément, nous traitons les données nécessaires pour permettre l'accès à la Plateforme depuis Microsoft Word, notamment les données d'authentification (telles que le nom d'utilisateur ou l'adresse e-mail) et les données d'utilisation (telles que les requêtes de recherche et les documents sélectionnés). Le Complément communique avec nos serveurs exclusivement via des connexions sécurisées (HTTPS/SSL). Aucune donnée n'est partagée avec Microsoft au-delà de ce qui est techniquement requis pour le fonctionnement du Complément dans l'environnement Microsoft 365.

• Marketing direct : Avec votre consentement, nous collectons votre nom, votre entreprise (le cas échéant), votre fonction et votre adresse e-mail à des fins d'envoi de newsletters et de mises à jour. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien figurant au bas de nos e-mails ou en nous contactant directement.

• Relations commerciales potentielles : Lorsque vous manifestez un intérêt pour nos services, nous collectons des coordonnées telles que le nom, l'entreprise, la fonction, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le pays, la langue préférée et les comptes de réseaux sociaux, sur la base du consentement ou de l'intérêt légitime. Ces données sont conservées pendant une durée maximale d'un an à compter du dernier contact.

• Relations clients existantes : Si votre employeur est client, nous recevons des données afin de gérer l'accès à la Plateforme et au Complément. Dans ce cas, votre employeur agit en qualité de responsable du traitement et nous en qualité de sous-traitant. Pour les demandes d'assistance ou les questions générales, nous agissons en qualité de responsable du traitement. La durée de conservation est d'un an à compter de la résiliation du contrat avec l'employeur.

Nous traitons les données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

• Consentement : À des fins de marketing ou sur demande explicite.

• Exécution d'un contrat : Pour la fourniture de nos services aux clients et utilisateurs, y compris le fonctionnement du Complément.

• Intérêt légitime : Lorsque cela est nécessaire à nos activités commerciales, comme la communication directe avec des clients (potentiels) ou l'amélioration de nos services. Ex Ante procède dans ce cas systématiquement à une mise en balance de ses intérêts et des droits fondamentaux à la vie privée de la personne concernée.

• Obligation légale : Lorsque le traitement est requis par une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise par la loi. Nous appliquons les lignes directrices suivantes :

• Données des clients potentiels : maximum un an après le dernier contact.
• Données des clients existants et des utilisateurs de la Plateforme ou du Complément : un an après la résiliation du contrat.
• Données traitées à des fins de marketing : jusqu'au retrait du consentement ou à la réception d'une demande de suppression.

À l'expiration de la durée de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

Les données ne sont partagées que lorsque cela est nécessaire à nos services ou à nos obligations légales. Nous pouvons partager des données avec les parties suivantes :

• Prestataires de services : Tels que des fournisseurs de services cloud, des prestataires informatiques et des agences de marketing, qui sont contractuellement liés par le RGPD et agissent exclusivement sur nos instructions.

• Microsoft : Le Complément fonctionne au sein de la plateforme Microsoft 365. Des données d'utilisation techniques peuvent être traitées par Microsoft conformément à la Déclaration de confidentialité Microsoft. Ex Ante ne partage pas activement de données à caractère personnel avec Microsoft au-delà de ce qui est nécessaire au fonctionnement technique du Complément.

• Autorités publiques : Lorsque la loi l'exige.

• Fusions et acquisitions : En cas de cession de notre entreprise, les données pourront être transférées en conséquence. Les personnes concernées en seront informées au préalable.

Nous ne vendons jamais vos données à caractère personnel à des tiers.

Lors de transferts en dehors de l'Espace économique européen (EEE), nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, telles que :

• des décisions d'adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types (CCT) ;
• des règles d'entreprise contraignantes ;
• des mécanismes de certification applicables en vertu du droit applicable en matière de protection des données.

Vous disposez des droits suivants à l'égard de vos données à caractère personnel :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : Vous pouvez demander si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie.
• Rectification (art. 16 RGPD) : Vous pouvez faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement (art. 17 RGPD) : Vous pouvez demander la suppression de vos données. Certains services pourraient alors ne plus être disponibles.
• Opposition (art. 21 RGPD) : Vous pouvez vous opposer à certains traitements, en particulier à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à des fins de marketing direct.
• Limitation (art. 18 RGPD) : Vous pouvez demander la limitation temporaire du traitement de vos données.
• Portabilité (art. 20 RGPD) : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à les faire transférer à un autre responsable du traitement.
• Retrait du consentement : Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme indiqué à la section 10. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute altération, perte ou utilisation abusive. Ces mesures comprennent notamment :

• des communications chiffrées via HTTPS/SSL pour tous les transferts de données, y compris via le Complément ;
• des contrôles d'accès fondés sur le principe du besoin d'en connaître ;
• une évaluation et une mise à jour régulières de nos mesures de sécurité.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons conformément à la législation applicable.

Pour toute question, remarque ou pour exercer vos droits en tant que personne concernée, veuillez nous contacter à :

EX ANTE BV Damstraat 144, 1800 Vilvorde, Belgique E-mail : info@ex-ante.be Site web : www.ex-ante.be

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu afin de chercher une solution ensemble.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

Autorité de protection des données (APD) Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique E-mail : contact@apd-gba.be Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également vous adresser à l'autorité de contrôle de l'État membre dans lequel vous résidez ou travaillez habituellement.