Annualisering van arbeidstijd: vijfjarige bewaartermijn van uurroosters ontbeert motivering
Werkgevers moeten afwijkende uurroosters tot vijf jaar na afloop bewaren, maar de wettelijke noodzaak voor die termijn ontbreekt in de toelichting. Dat stelt de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Foto: Estée Janssens (opent in nieuw tabblad) op Unsplash (opent in nieuw tabblad)
Korte samenvatting
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) vraagt de federale regering om de voorziene bewaartermijn van vijf jaar voor afwijkende arbeidsregelingen uitdrukkelijk te motiveren. Een voorontwerp van wet over de annualisering van de arbeidstijd verplicht werkgevers om uurroosters en individuele akkoorden nog vijf jaar na de referteperiode bij te houden voor inspectiediensten. Volgens de toezichthouder ontbreekt in de memorie van toelichting de verantwoording waarom precies vijf jaar noodzakelijk is in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast waarschuwt de GBA dat collega's geen vrije inzage mogen krijgen in die personeelsdocumenten.
Bron: GBA 28 oktober 2026, 231/2026. (opent in nieuw tabblad)
Bij de geplande annualisering van de arbeidstijd moeten werkgevers afwijkende uurroosters en individuele akkoorden tot vijf jaar na de referteperiode bijhouden voor de sociale inspectie. In een advies aan de bevoegde minister plaatst de Gegevensbeschermingsautoriteit grote vraagtekens bij het ontbreken van een motivering voor die specifieke termijn.
Het wetsontwerp introduceert een nieuw artikel in de Arbeidswet van 16 maart 1971 dat werkgevers toelaat om afwijkende werkregelingen in te voeren. Om sociale inspectiediensten in staat te stellen die regelingen te controleren, legt de wetgever specifieke bewaarplichten op aan ondernemingen.
Zolang de afwijkende regeling geldt, moet de werkgever het akkoord met de werknemer en het meegedeelde uurrooster bewaren op de tewerkstellingsplaats waar ook het arbeidsreglement ligt. Na afloop van de referteperiode moeten die stukken nog eens vijf jaar ter beschikking blijven op de maatschappelijke zetel van de onderneming.
Noodzaak en vertrouwelijkheid
In haar advies merkt de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) op dat de memorie van toelichting met geen woord verklaart waarom die gegevens precies vijf jaar bewaard moeten blijven. De toezichthouder vraagt de wetgever om een concrete motivering toe te voegen die aantoont dat de termijn conform artikel 5.1.e) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) noodzakelijk en evenredig is met de controledoeleinden.
Tot slot waarschuwt de toezichthouder voor een praktisch privacyrisico op de werkvloer. Hoewel de documenten bewaard moeten worden op dezelfde plek als het arbeidsreglement, mogen de toegangsrechten niet gelijkgeschakeld worden. Het arbeidsreglement ligt ter inzage van alle personeelsleden, maar de individuele afspraken bevatten persoonsgegevens die enkel toegankelijk mogen zijn voor medewerkers die ze nodig hebben voor hun functie.
De federale wetgever moet de toelichting bij het wetsontwerp aanscherpen met een concrete rechtvaardiging voor de vijfjarige bewaartermijn, terwijl werkgevers er bij de invoering van de nieuwe regeling over moeten waken dat individuele uurroosterafspraken intern afgeschermd blijven van nieuwsgierige collega's.
Dit artikel is gegenereerd met behulp van kunstmatige intelligentie, op basis van het originele brondocument: GBA 28 oktober 2026, 231/2026. (opent in nieuw tabblad) Lees meer over hoe we bij Ex Ante werken met kunstmatige intelligentie.